Administrasi Sarana dan Prasarana

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Administrasi Sarana Dan Prasarana

Sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah. Adapun, prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan di sekolah.

Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu :

1)      Ditinjau dari habis tidaknya dipakai

Dilihat dari habis tidaknya dipakai, sarana pendidikan ada dua yaitu: sarana pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama.

1. Sarana pendidikan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang apabila digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat. Seperi : Kapur, bahan kimia dan sebagainya.
2. Sarana pendidikan yang tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang dapat digunakan secara terus menerus dan dalam waktu yang relatif lama. Seperti : Kursi, meja, papan tulis dan sebagainya

2)      Ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat digunakan

Terbagi dua yaitu : sarana pendidikan yang bergerak dan sarana pendidikan tidak bergerak.

1. Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya, contohnya: almari arsip sekolah, bangku sekolah, dsb.
2. Sarana pendidikan tidak bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).

3)      Ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar mengajar

Dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu : alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran.

Adapun Prasarana pendidikan di sekolah bisa diklasifikasikan menjadi dua macam, yaitu:

1. Prasarana pendidikan yang secara langsung digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti ruang teori, ruang perpustakaan, ruang praktek keterampilan, dan ruang laboratorium.
2. Prasarana sekolah yang keberadaannya tidak digunakan untuk proses belajar mengajar, tetapi secara langsung sangat menunjang terjadinya proses belajar mengajar, misalnya ruang kantor, kantin sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar kecil, ruang guru, ruang kepala sekolah, dan tempat parkir kendaraan.

B.     Analisis Rencana Kebutuhan

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga muncullah istilah kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang. Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya. Berkaiatan dengan ini Jones (1969) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah harus diawali dengan analisis jenis pengalaman pendidikan yang diprogaramkan di sekolah. Menurut Sukarna (1987) adalah sebagai berikut:

1. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan mengiventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
2. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran
3. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumya
4. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. Dalam hal ini, jika dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan yang diperlukan, maka perlu diadakan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan yang diperlukan. Semua perlengkapan yang urgen didaftar dan didahulukan pengadaannya.
5. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia, maka perlu diadakan seleksi lagi dengan melihat skala prioritas.
6. Penetapan rencana pengadaan akhir.

C.    Pengadaan Sarana Dan Prasarana

Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Dengan kata lain merupakan upaya merealisasikan rencana kebutuhan pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya, antara lain :

1. Pengadaan tanah dapat dilakukan dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, dan menukar.
2. Pengadaan bangunan bisa dilakukan dengan membangun bangunan baru, membeli bangunan, menyewa bangunan atau pun menerima hibah bangunan.
3. Pengadaan perabot, Pengadaan sarana pendidikan, alat-alat kantor dan Alat Tulis Kantor (ATK) bisa dilakukan dengan cara membeli, menerbitkan sendiri, dan menerima bantuan/ hadiah/ hibah.
4. Pengadaan kendaraan atau alat transportasi bisa dilakukan dengan membeli, menerima bantuan dan lain lain.

D.    Penyimpanan Sarana Dan Prasarana

Setelah pengadaan barang terealisasi, maka kegiatan selanjutnya yang dilakukan adalah menampung / mewadahi hasil pengadaan barang-barang tersebut demi keamanannya, baik yang belum maupun yang sudah didistribusikan, disebut penyimpanan. Kegiatan penyimpanan meliputi, menerima barang, menyimpan barang dan mengeluarkan / mendistribusikan barang sesuai ICW (Indische Comptabiliteitswet) atau Undang-undang Perbendaharaan Indonesia pasal 55 dan 57

Untuk keperluan penyimpanan barang biasanya digunakan gudang. Untuk mempersiapkan gudang perlu diperhatikan beberapa faktor pendukungnya seperti lokasi, konstruksi, macam / bentuk / sifat dan ketentuan tata letak barang didalamnya sesuai jenis dan sifat barangnya. Selanjutnya yang perlu diperhatikan yaitu keamanannya.

E.     Penyaluran Sarana Dan Prasarana

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi / pemegang yang satu kepada instansi / pemegang yang lain.

Kegiatan penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :

1)      Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian / pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional

2)      Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutan dan pembongkarang.

3)      Penyerahan Barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan barang, biaya pengiriman dan sebagainya.

F.     Inventarisasi

Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (latin ; inventarium) yang berarti daftar barang-barang, bahan dan sebagainya. Jadi inventarisasi merupakan kegiatan mencatat dan menyusun daftar barang-barang / bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku.

Inventarisasi ini dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang-barang milik negara (swasta). Inventarisasi juga memberikan masukan (input) yang berharga / berguna bagi efektifitas pengelolaan sarana dan prasarana seperti perencanaan, analisis kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitasi dan penghapusan.

G.    Pemeliharaan Sarana Dan Prasarana

Pemeliharaan atau perawatan adalah kegiatan rutin untuk mengusahakan agar barang tetap dalam kegiatan baik dan berfungsi dengan baik juga. Kegiatan pemeliharaan dapat dilakukan menurut ukuran waktu dan ukuran keadaan barang (setiap hari, secara berkala atau jangka waktu tertentu sesuai dengan petunjuk penggunaan). Pemeliharaan dapat dilakan oleh pemegangnya / penanggungjawabnya. Pemeliharaan bisa juga dengan memanggil tukang / ahli servis.

Pada prinsipnya kegiatan pemeliharaan dilakukan agar setiap sarana dan prasarana itu senantiasa siap pakai dalam prosem belajar mengajar. Aktivitas, kreativitas dan rasa tanggung jawab adalah kunci dari keberhasilan kegiatan pemeliharaan.

H.    Penghapusan Sarana Dan Prasarana

Bila besarnya biaya rehabilitasi sesuatu barang inventaris telah tidak sesuai dengan daya pakainya, artinya bila biaya rehabilitasinya terlalu besar sedang daya pakainya terlalu singkat, maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkan dari daftar inventaris.

Proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan / menghilangkan barang-barang milik negara dari daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku disebut penghapusan.

Penghapusan sebagai salah satu fungsi administrasi saranapendidikan mempunyai arti :

1. Mencegah kerugian atau pemborosan dari biaya perbaikan
2. Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksanaan inventaris
3. Membebaskan satuan organisasi dalam pengurusan barang yang tidak produktif lagi.
4. Membebaskan ruangan atau perkarangan kantor dari penumpukan barang yang tidak di pergunakan.

Sedangkan jenis-jenis penghapusan ada dua yaitu

1. Menghapus dengan menjual barang-barang melalui Kantor Lelang Negara
2. Pemusnahan

I.       Pengawasan Sarana Dan Prasarana

Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan tidak bisa berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan masing-masing akan dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan kerja samanya satu sama lain.

Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku dan akan membatasi ruang gerak masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga pemborosan waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan.

J.      Fungsi dan Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

1. Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Selain memberi makna penting bagi terciptanya dan terpeliharanya kondisi sekolah yang optimal administrasi sarana dan prasarana sekolah berfungsi sebagai:

• Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang di perlukan dalam proses belajar mengajar
• Memelihara agar tugas-tugas murid yang di berikan oleh guru dapat terlaksana dengan lancar dan optimal

2. Tujuan Administrasi Sarana dan prasarana

Adapun yang menjadi tujuan dari administrasi saran dan prasarana adalah tidak lain agar semua kegiatan tersebut mendukung tercapainya tujuan pendidikan. Namun dapat dirinci menjadi

• mewujudkan situasi dan kondisi sekolah yang baik sebagai lingkungan belajar maupun sebagai kelompok belajar ,yang memungkinkan peserta didik untuk mengembangkan kemampuan semaksimal mungkin
• Menghilangkan berbagai hambatan yang dapat menghalangi terwujudnya interaksi dalam pembelajaran
• Menyediakan dan mengatur fasilitas serta perabot belajar yang mendukung dan memungkinkan siswa belajar sesuai dengan lingkungan sosial, emosional, dan intelektual siswa dalam proses pembelajaran
• Membina dan membimbing siswa sesuai dengan latar belakang sosial, ekonomi, budaya serta sifat- sifat individunya